Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais

Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais

A Saito Associados tem a responsabilidade de garantir o cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e seus requisitos relativos à coleta, armazenamento, recuperação e destruição de registros de dados pessoais e/ou dados sensíveis (“Dados Pessoais”).

A Saito Associados mantém conjuntos de Dados Pessoais armazenados (“Registros”) em conformidade com requisitos contratuais, regulatórios e demais bases legais aplicáveis às modalidades de tratamentos de Dados Pessoais. É importante que esses Registros sejam protegidos contra perda, destruição, falsificação, acesso não-autorizado e liberação não-autorizada. Para isso, uma variedade de controles é usada, como backups, controle de acesso e criptografia.

Esse controle se aplica a todas as operações, pessoas e processos que constituem o sistema de informações da Saito Associados, incluindo colaboradores, membros do conselho, diretores, fornecedores, clientes e terceiros que têm acesso aos dados tratados pela Saito Associados.

 

CLASSIFICAÇÃO DE REGISTROS

A Saito Associados classifica os Registros em categorias que estabelecem os requisitos de retenção e de descarte para cada categoria. Todos os Dados Pessoais serão retidos pelo tempo necessário ao cumprimento do objetivo para que foram coletados, com finalidades lícitas, específicas e informadas.

Há uma diversidade de tratamentos de Dados Pessoais cujo prazo de arquivamento não é determinado por lei. Para esses casos, a Saito Associados estipula um prazo de guarda que seja coerente com as práticas de seu uso e com a natureza do tratamento, enquanto não houver determinação específica pela autoridade reguladora.

Para demais Registros, incluindo aqueles de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a Saito Associados se reserva o direito de mantê-los armazenados até o fim do prazo prescricional estipulado em lei.

 

CATEGORIAS DOS REGISTROS

Registros de Negócios: informações registradas em qualquer meio, criadas ou capturadas que reflitam circunstâncias, eventos, atividades, transações ou resultados criados ou mantidos como parte da condução de negócios da Saito Associados, como por exemplo, contratos com clientes.

Bem como, dados para ingresso de demanda judicial ou elaboração de documentos extrajudiciais.

Registros de Recursos Humanos: Dados Pessoais coletados para (i) gestão do RH, como por exemplo, gerenciamento de tempo de trabalho, salários, benefícios, contribuições previdenciárias e impostos; férias, licenças, ausências;

Alguns Dados Pessoais são retidos após a retirada do sócio ou estágio para cumprir os períodos legais de armazenamento definidos pela legislação trabalhista ou tributária.

Registros de Segurança e Correspondências: informações coletadas para gerenciamento do acesso e permanência nas instalações da Saito Associados como nome, RG, CPF, login e senha para acesso aos sistemas de informação Saito Associados.

 

RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS

Para cada um desses cenários, a tabela a seguir mostra o período máximo de retenção de Dados Pessoais pela Saito Associados, por categoria de Registro, descrição, bem como o formato de descarte.

 

Tipo de Registro Descrição Período de Retenção Formato de Descarte
Negócios (Financeiro/ Comercial) Contato Comercial (nome; cargo; RG, CPF, endereço; país de origem, profissão, telefone; e-mail; conta bancária; dados de cobrança) 01 ano após contato inicial sem resposta, ou prontamente, no caso de revogação do consentimento ou da manifestação de desinteresse do titular Exclusão de forma definitiva da nuvem ou qualquer tempo pelo titular
Negócios (Jurídico) Processo Judicial/ Documento Extrajudicial (nome; cargo; RG, CPF, endereço; país de origem, profissão, filiação, estado civil, dados de saúde, telefone; e-mail) 05 anos após arquivamento do processo no judiciário/ rescisão de contrato ou prontamente, no caso de revogação do consentimento ou da manifestação de desinteresse do titular. Exclusão de forma definitiva da nuvem ou qualquer tempo pelo titular
Negócios Contratos Gerais (nome; cargo; RG, CPF, endereço; profissão, telefone; e-mail; conta bancária; dados de cobrança) 5 anos após o término do contrato/ arquivamento do processo no judiciário/ rescisão de contrato ou prontamente, no caso de revogação do consentimento ou da manifestação de desinteresse do titular. Exclusão de forma definitiva ou qualquer tempo pelo titular
Negócios Documentos Tributários 5 anos a contar da data de emissão do documento/ término do contrato/ arquivamento do processo no judiciário/ rescisão de contrato ou prontamente, no caso de revogação do consentimento ou da manifestação de desinteresse do titular. Exclusão de forma definitiva ou qualquer tempo pelo titular
Negócios Proteção do Crédito (nome; cargo; RG, CPF, endereço; país de origem, profissão, telefone; e-mail) Durante relação comercial e mais 5 anos após o término ou prontamente, em caso de exaurimento da finalidade. Exclusão de forma definitiva
Marketing e Comunicação Campanhas Publicitárias, Ações Promocionais e Pesquisas (nome, RG, CPF, endereço, país de origem, e-mail, telefone, respostas a pesquisas) Indeterminado ou prontamente, em caso de exaurimento da finalidade ou revogação do consentimento Exclusão de forma definitiva a qualquer tempo pelo titular
Marketing e Comunicação Site e Redes Sociais (Nome e Email capturados, cookies) 12 meses após a última atividade ou prontamente após revogação do consentimento Exclusão de forma definitiva a qualquer tempo pelo titular
Recursos Humanos Gestão de Recursos Humanos (Nome; Cargo; RG; CPF; Endereço; País de Origem; Profissão; Telefone; E-mail; Conta Bancária; filiação; estado civil; dados de saúde; caderneta de vacinação; escolaridade, exame admissional, salários) Durante Contrato de Trabalho e mais 5 anos após o término, exceto FGTS (30 anos) e Folha de Pagamento (10 anos). Armazenamento de Contrato de Trabalho: Prazo Indeterminado Exclusão de forma definitiva
Recurso Humanos Gestão de de Carreira (Nome; Cargo; RG; CPF; Endereço; País de Origem; Profissão; Telefone; E-mail; Conta Bancária; filiação; estado civil; dados de saúde; caderneta de vacinação; escolaridade; salários) Durante Contrato de Trabalho e mais 5 anos após o término Exclusão de forma definitiva
Recursos Humanos Administração do RH (Nome; Cargo; RG; CPF; Endereço; País de Origem; Profissão; Telefone; E-mail; Conta Bancária; filiação; estado civil; dados de saúde; caderneta de vacinação; escolaridade, atestado de saúde; salários) Durante Contrato de Trabalho e mais 5 anos após o término Exclusão de forma definitiva
Segurança Acesso às instalações físicas (dados biométricos, nome, foto, RG, CPF) 5 anos após o último acesso Exclusão de forma definitiva
Segurança Sistema CFTV (Imagens) 3 meses após a gravação Exclusão de forma definitiva

 

CONTATO FACILITADO

As solicitações recebidas do titular de Registros para exercer seus direitos durante todo o período de tratamento serão respondidas da forma e dentro dos prazos exigidos pelas normas aplicáveis.

A menos que especificamente indicado o contrário, o Titular pode enviar solicitações através do e-mail: carolina.barboza@saitoassociados.com.br.

O titular deve indicar claramente seu nome completo, inserir uma cópia de um documento de identificação e indicar o endereço para o qual a resposta deve ser enviada.

O Encarregado pode ser contatado em saito@saitoassociados.com.br para responder dúvidas ou para obter mais informações sobre esta Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais.

 

ATUALIZAÇÃO DESTA POLÍTICA

A Saito Associados reserva-se o direito de alterar ou atualizar esta Política. A versão mais recente, datada de 18/10/2021, está acessível em www.saitoassociados.com.br e solicitamos que você a leia regularmente.